Katja Maiworm - Webdesign und Büroservice

Tipps Word, 2000

09.12.2000
Problem:

In verschiedenen Dokumenten oder auch Dokumentvorlagen müssen Sie gelegentlich dieselbe Textpassage austauschen bzw. verändern.

Lösung:

Speichern Sie diese Textpassage incl. Formatierung zunächst als AutoText. Anschließend fügen Sie diesen AutoText in den entsprechenden Dokumenten bzw. -vorlagen als Feld wie folgt ein:

  1. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Einfügepositon
  2. Wählen Sie im Menü 'Einfügen'/'Feld' die Kategorie 'Verknüpfungen und Verweise'
  3. Im Auswahlfeld rechts markieren Sie 'AutoText'
  4. Klicken Sie danach auf 'Optionen'
  5. Markieren Sie den AutoText-Eintrag
  6. Klicken Sie auf 'Hinzufügen'
  7. Anschließend bestätigen Sie 2 x mit 'OK'

Speichern Sie Ihre Dokumente. Wenn wieder einmal eine Änderung notwendig wird, ändern Sie lediglich den AutoText-Eintrag (also neue Version als AutoText unter dem alten AutoText-Namen speichern). In Ihren Texten müssen Sie anschließend nur noch in den alten AutoText klicken und die Taste F9 zum Aktualisieren drücken.

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12.11.2000
Problem:

Sie nutzen zwar die automatische Silbentrennung von MS WORD, trennen aber gelegentlich auch manuell. Wenn Sie später den Text verändern, müssen Sie alle überflüssig gewordenen manuell gesetzten Trennstriche auch wieder entfernen.

Lösung:

Verwenden Sie bedingte Trennstriche: 'STRG'-Taste + '-'. Diese werden nur dann mit ausgedruckt, wenn Sie auch tatsächlich benötigt werden. Sie sparen sich also die Kontrolle nach Änderungen in Text oder Layout.

Anmerkung: Bedingte Trennstriche werden nur angezeigt, wenn Sie im Menü 'Extras', 'Optionen' auf der Registerkarte 'Ansicht' das Feld 'Bedingte Trennstriche' eingeschaltet haben (oder natürlich 'Alle' nicht druckbaren Zeichen).

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30.09.2000
Problem:

Sie möchten nicht, dass andere Personen ohne weiteres Zugriff auf bestimmte Dateien haben.

Lösung:

Vergeben Sie für solche Dateien ein Kennwort:
Öffnen Sie die zu schützende Datei und gehen Sie dann im Menü 'Datei'/'Speichern unter' auf 'Optionen'. Geben Sie dann im Feld 'Lese-/Schreibkennwort' ein Kennwort ein. Bestätigen Sie dieses mit 'OK'. Anschließend müssen Sie dieses Kennwort noch einmal zur Bestätigung eingeben. Danach vergeben Sie wie gewohnt einen Dateinamen und speichern Ihr Dokument.

Wenn Sie das nächste Mal diese Datei öffnen möchten, müssen Sie zunächst das Kennwort eingeben. Es empfiehlt sich natürlich, das Kennwort irgendwo zu notieren oder (besser) sich gut zu merken.

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16.09.2000
Problem:

Um Dokumente später leichter wiederzufinden, drucken Sie generell den Dokumentnamen incl. Speicherpfad mit aus, z.B. am unteren Rand. Das mag für Ihre Kopie sinnvoll sein. Auf dem Original jedoch sieht das zum einen nicht besonders gut aus, zum anderen kann der Empfänger Ihre Verzeichnisstruktur nachvollziehen, was in der Regel nicht wünschenswert ist.

Lösung:

Formatieren Sie den Dokumentnamen (mit Speicherpfad) für den Ausdruck des Originals verborgen.

Für den Druck Ihrer Kopie heben Sie diese Formatierung wieder auf. Da es hierfür bereits einen Shortcut gibt, geht es ganz schnell: STRG + UMSCHALT-Taste + h formatiert markierten Text verborgen, nochmaliges Betätigen dieser Tastenkombination hebt diese Formatierung wieder auf.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, im Menü 'Datei' 'Drucken' unter 'Optionen' einmal anzugeben, dass verborgener Text gedruckt wird, einmal, dass dieser nicht gedruckt wird (Anklicken des entsprechenden Feldes schaltet den Druck des verborgenen Textes an oder aus). Dies ist besonders dann die bessere Möglichkeit, wenn Sie an mehreren Stellen verborgenen Text einsetzen.
Bitte beachten: die letzte Einstellung behält das Programm bei, auch wenn Sie ein neues Dokument erstellen.

Wichtig: Damit Sie verborgenen Text auf dem Bildschirm sehen können, müssen Sie im Menü 'Optionen' auf der Registerkarte 'Ansicht' bei 'Nicht druckbare Zeichen' (bei Word 2000 'Formatierungszeichen') entweder 'Alle' oder 'Verborgenen Text' einschalten! Dann wird verborgen formatierter Text mit einer gepunkteten Linie unterstrichen angezeigt.

Ausserdem muss (für die erste Lösungsmöglichkeit), ebenfalls im Menü 'Optionen', auf der Registerkarte 'Drucken' bei 'Mit dem Text ausdrucken' 'Verborgener Text' deaktiviert sein.

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18.08.2000
Problem:

Sie möchten in MS Word Text nicht nur horizontal sondern auch vertikal auf der Seite zentrieren.

Lösung:

Schreiben Sie zunächst Ihren Text und formatieren diesen (horizontal) zentriert (durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche der Symbolleiste 'Format').

Klicken Sie dann im Menü 'Datei' auf 'Seite einrichten'. Auf der Registerkarte 'Seitenlayout' finden Sie u.a. ein Auswahlfeld 'Vertikale Ausrichtung'. Wählen Sie 'Zentriert' und bestätigen Sie anschließend mit 'OK'.

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08.07.2000
Problem:

Sie haben eine Dokumentvorlage für einen häufig benötigten Brief erstellt. An verschiedenen Positionen müssen Daten im Text einzeln eingefügt werden.

Lösung:

Auch wenn Sie Textmarken definiert haben, um schnell an die verschiedenen Einfügepositionen zu gelangen, gibt es eine auf Dauer einfachere Möglichkeit:

  1. Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage und setzen Sie den Cursor an die erste Einfügeposition.
  2. Wählen Sie 'Einfügen/Feld'
  3. Dort unter 'Kategorien' 'Seriendruck'
  4. Dann unter 'Feldnamen' 'Eingeben' (oder evtl. 'Fill-In')
  5. Oberhalb von 'Beschreibung' geben Sie im weissen Feld hinter 'Eingeben' in Anführungszeichen (!Wichtig!) die Eingabeaufforderung für die aktuelle Position ein, z.B. 'Bitte Vorname und Name eingeben' oder auch 'Bitte Anschrift eingeben'.
  6. Jetzt müssen Sie unter 'Optionen' (unten rechts im Fenster) den Schalter '\o' auswählen und 'Hinzufügen', anschließend 'OK' anklicken.
  7. Dann bestätigen Sie noch einmal mit 'OK' und schon erscheint das Abfragefenster.
  8. Dieses füllen Sie aber diesmal nicht aus (nur evtl. einen kurzen Hinweis, s.u.), sondern klicken noch einmal auf 'OK'.
  9. Die o.g. Schritte wiederholen Sie für alle weiteren Einfügepositionen Ihres Textes.
  10. Dann speichern Sie Ihre Dokumentvorlage im Vorlagenverzeichnis. !Wichtig! Das Ganze funktioniert wirklich nur mit Dokumentvorlagen!

Wenn Sie das nächste Mal einen Brief auf der Basis dieser Vorlage schreiben (über 'Datei/Neu'), werden zuerst automatisch alle notwendigen Eingaben abgefragt (jeweils ins Fenster eintragen und mit 'OK' bestätigen) und schon ist Ihr Brief fertig.

In Ihrer Vorlage sehen Sie die eingefügten Felder nicht. Es sei denn, Sie geben während der Eingabe der Felder (s.o.) in das jeweilige Abfragefenster eine kurze Feldbeschreibung ein. Diese wird später beim Ausfüllen des Briefes überschrieben.

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24.06.2000
Problem:

Ihre Briefvorlagen sind genau auf einen Briefbogen abgestimmt. Durch unterschiedlich lange Adressen verschiebt sich weiter unten stehender Text (z.B. Text unterhalb der Bezugszeichenzeile).

Lösung:

Ein festes Adressfeld schafft Abhilfe. Nachdem Sie den Seitenrand von oben eingestellt haben (Menü Datei/ Seite einrichten/ Seitenränder: oben 5 cm (ca.)) erstellen Sie eine einzeilige, einspaltige Tabelle:

  1. Menü 'Tabelle'
  2. 'Tabelle einfügen'
  3. 'Spalten- und Zeilenanzahl': 1
  4. Menü 'Tabelle'
  5. 'Zellenhöhe- und breite'
  6. 'Höhe der Zeilen:' 'genau'
  7. 'Bei:' 100 pt eingeben

Anschließend blenden Sie den Rahmen um die Tabellenzelle aus (Menü Format/ Rahmen und Schattierung .../ Rahmen/ Ohne) und passen den Abstand von darunter folgendem Text (Bezugszeichenzeile oder Datum) an. Jetzt können Sie Adressen mit Zeilenschaltungen eingeben, ohne dass sich nachfolgender Text verschiebt.

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27.05.2000
Problem:

Sie möchten beim Drucken mehrseitiger Konzepte Papier sparen.

Lösung:

Wenn Sie mit MS WORD 2000 (oder neuer) arbeiten, ist das kein Problem:
Im Menü 'Datei' / 'Drucken' wählen sie im Bereich 'Zoom' einfach aus, wieviele Seiten pro Blatt gedruckt werden sollen. Möglich sind bis zu 16 Seiten, i.d.R. wird man aber nur 2 Seiten pro Blatt einstellen, da das Ergebnis dann noch gut lesbar ist.

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14.04.2000
Problem:

Eine Tabelle geht über einen Seitenumbruch hinaus, die erste Zeile der Tabelle soll auch auf der zweiten Seite zu sehen und zentriert sein.

Lösung:

Setzen Sie den Cursor in die erste Tabellenzeile und wählen anschließend im Menü "Tabelle" "Überschrift". Ab sofort wird diese Überschriftzeile nach einem Seitenumbruch automatisch wiederholt.

Wenn es sich um eine allgemeine Überschrift und nicht um einzelne Spaltenüberschriften handelt, können Sie die Überschrift auch über der Tabelle zentrieren. Markieren Sie alle Spalten der ersten Tabellenzeile und wählen anschließend im Menü "Tabelle" "Zellen verbinden". Danach geben Sie Ihre Überschrift ein und zentrieren diese.

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01.04.2000
Problem:

Sie benötigen ein bestimmtes Sonderzeichen (z.B. Ø) recht häufig, der Weg über "Einfügen"/ "Sonderzeichen" ist Ihnen aber zu umständlich.

Lösung:

Definieren Sie für dieses Sonderzeichen einen Shortcut (Tastenkürzel) wie folgt:

Im Menü "Einfügen"/ "Sonderzeichen" Registerkarte "Auswahl 1" wählen Sie das gewünschte Zeichen aus (evtl. müssen Sie zunächst die eingestellte Schriftart ändern, z.B. in Wingdings oder Symbol). Dann klicken Sie auf "Shortcut...".

Falls es für das ausgewählte Zeichen bereits einen Shortcut gibt, können Sie diesen jetzt rechts unter "Aktuelle Shortcuts" sehen.

Falls es noch keinen Shortcut gibt, geben Sie bei "Neuen Shortcut drücken" eine Tastenkombination ein in der Form: ALT-Taste + Y (wobei Y für irgendeine Zahl-, Zeichen- oder Buchstabentaste steht), oder STRG-Taste + Y oder ALT + STRG + Y. Achten Sie nach der Eingabe darauf, dass im darunter erscheinenden Feld "derzeit zugeordnet zu:" nichts steht. Wenn nämlich der Shortcut bereits zugeordnet war, würde er mit der neuen Eingabe überschrieben.

Anschließend klicken Sie auf "Zuordnen", danach auf "Einfügen" oder "Schließen", je nachdem, ob Sie das Sonderzeichen an der aktuellen Cursorposition einfügen wollen oder nicht.

Ab sofort können Sie Ihr Sonderzeichen mit dem von Ihnen gewählten Shortcut (z.B. ALT + y) jederzeit schnell in Ihre Texte einfügen.

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04.03.2000
Problem:

Sie benötigen eine Tabelle mit unterschiedlich breiten Spalten.

Lösung:

Beginnen Sie eine neue Zeile mit einem Pluszeichen (+). Für die Breite der Spalte setzen Sie so viele Minuszeichen (-), wie die erste Spalte der Tabelle breit werden soll. Mit einem weiteren + Zeichen setzen Sie den rechten Rand der ersten Spalte. Dies ist gleichzeitig der linke Rand der nächsten Spalte. Jede weitere Spalte legen Sie genau so an. Wenn Sie alle Spalten definiert haben (+ am Ende nicht vergessen), betätigen Sie einmal RETURN. WORD erstellt aus Ihrer Eingabe automatisch eine Tabelle.
Bsp.: +----+-----------+-----+

Achtung: Das funktioniert nur, wenn Sie im Menue "Extras" / "AutoKorrektur" auf der Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" "Tabellen" ausgewählt haben. Ist diese Funktion deaktiviert, tut sich nichts.

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19.02.2000
Problem:

Für einen gerade in Word erstellten Brief benötigen Sie einen Briefumschlag.

Lösung:

Markieren Sie die Empfängeranschrift im Adressfeld Ihres Briefes. Dann wählen Sie aus dem Menü "Extras" "Umschläge und Etiketten". Wählen Sie dort noch aus, ob die Absenderangabe mit gedruckt werden soll. Außerdem müssen Sie evtl. über "Optionen" ein anderes Umschlagformat auswählen. DIN lang ist voreingestellt.

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05.02.2000
Problem:

Sie arbeiten nicht mit Formatvorlagen und benötigen in einem Text mehrfach dieselbe Formatierung.

Lösung:

Anstatt jedes Mal die Formatierung über das Menü neu einzustellen, kopieren Sie einfach die Formatierung:

Per Tastatur geht's auch: formatierten Text markieren, dann mit der Tastenkombination STRG + UMSCHALT-Taste + C kopieren, noch nicht formatierten Text markieren, mit STRG + UMSCHALT-Taste + V Format übertragen.

Alle Tipps werden von mir mit großer Sorgfalt erstellt, getestet und kostenlos zur Verfügung gestellt. Ich kann jedoch keinerlei Haftung übernehmen.
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