Katja Maiworm - Webdesign und Büroservice

Tipps Word, 1999

23.12.1999
Problem:

Sie geben gelegentlich (oder auch häufig) Word-Dateien an andere weiter und nutzen dabei nicht nur Standardschriftarten.

Lösung:

Wenn Sie nicht sicher sind, dass der Empfänger der Datei die verwendeten Schriftarten ebenfalls installiert hat, sollten Sie die Schriftarten in das Dokument einbetten. Gehen Sie, bevor Sie die Datei speichern, über das Menü "Extras/ Optionen" zur Registerkarte "Speichern". Dort wählen Sie die Option "TrueType-Schriftarten einbetten".

Übrigens: Diese Einstellung gilt nur für die aktuelle Datei. Sobald Sie ein neues Dokument erstellen, ist die Option wieder deaktiviert.

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12.12.1999
Problem:

Sie würden gerne das horizontale Lineal ausblenden, da Sie mehr von Ihren Dokumenten sehen möchten, benötigen das Lineal aber ab und zu, um z.B. schnell Tabulatoren zu setzen.

Lösung:

Blenden Sie das Lineal ruhig aus (Menü "Ansicht"/"Lineal"). Wenn Sie es brauchen, zeigen Sie mit dem Mauszeiger einen Moment auf den schmalen (meist) grauen Rand direkt unterhalb der untersten Symbolleiste oberhalb Ihres Dokuments. Dann erscheint das Lineal und Sie können z.B. einen Tabulatorstop setzen. Anschließend verschwindet das Lineal wieder.

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26.11.1999
Problem:

Sie möchten schnell Veränderungen am Seitenlayout vornehmen, z. B. den Seitenrand verändern.

Lösung:

Normalerweise geht man über das Menü "Datei"/"Seite einrichten". Schneller kommen Sie zur gewünschten Dialogbox, wenn Sie auf eines der Lineale (horizontal oder vertikal) doppelklicken.

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14.11.1999
Problem:

Sie arbeiten mit umfangreichen Word-Dokumenten, in die Sie Grafiken einbinden wollen.

Lösung:

Um Speicherplatz und Zeit beim Öffnen und Speichern zu sparen, gehen Sie wie folgt vor:

Sie wählen im Menü "Einfügen"/ "Grafik"/ "Aus Datei" die gewünschte Grafik aus. Bevor Sie "Einfügen" anklicken, schalten Sie "Verknüpfung zu Datei" ein und anschließend "Mit Dokument speichern" aus. Die Grafik wird in Ihrem Dokument angezeigt, aber nicht mit diesem gespeichert. Wird die Grafik nicht angezeigt, haben Sie vermutlich in "Extras"/ "Optionen"/ "Ansicht" die Option "Platzhalter für Grafiken" ausgewählt.

Sie können sich den Speicherort der Grafik anzeigen lassen, indem Sie diese markieren und mit der Tastenkombination UMSCHALT-Taste + F9-Taste die Feldfunktionsanzeige (nur für dieses Objekt) einschalten. Mit demselben Shortcut schalten Sie wieder in die normale Ansicht zurück.

Um sämtliche Feldfunktionen im Dokument anzusehen, betätigen Sie: ALT-Taste + F9-Taste. Dies dürfte allerdings in den meisten Fällen zu unübersichtlich werden.

Hinweis: Die Anzeige und der Ausdruck der Grafiken mit dem Dokument funktionieren nur, solange Sie diese nicht aus dem Ursprungspfad entfernen.

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17.10.1999
Problem:

In Word stehen einige Tastenkürzel (Shortcuts) standardmäßig zur Verfügung, man muss sie nur kennen.

Lösung:

Wenn man überwiegend mit den Icons der Symbolleisten arbeitet, kann außer der Quickinfo (erscheint, falls eingeschaltet, wenn man mit dem Mauszeiger auf ein Icon zeigt) auch der zum Befehl gehörende Shortcut angezeigt werden. Sieht man diesen häufig, prägt er sich ein und man kann vieles während des Schreibens per Tastatur erledigen, anstatt erst zur Maus greifen zu müssen.

Quickinfo und Anzeige der Shortcuts in den Symbolleisten aktivieren Sie wie folgt:
Menü "Ansicht"/ "Symbolleisten". Bei Word 95 befinden sich bereits hier die Kontrollkästchen zur Auswahl. Arbeiten Sie mit Word 97 wählen Sie zusätzlich die Registerkarte "Optionen" um zum o.g. Kontrollkästchen zu gelangen.

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10.10.1999
Problem:

AutoTexte (früher Textbausteine genannt) sind sehr nützlich, vor allem, wenn man die Einträge schnell durch Eingabe des Namens und F3-Taste einfügt. Bei umfangreicheren Sammlungen verliert man jedoch schnell die Übersicht.

Lösung:

Drucken Sie sich eine Liste mit allen Autotext-Einträgen (Name und Inhalt) aus. Gehen Sie über das Menü "Datei" auf den Menüpunkt "Drucken" und wählen dort bei "Drucken" (unten links) statt "Dokument" "AutoText-Einträge".

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03.10.1999
Problem:

Wenn Sie längere Dokumente bearbeiten, möchten Sie beim nächsten Öffnen der Datei schnell zur zuletzt bearbeiteten Stelle gelangen.

Lösung:

Nach dem Öffnen der Datei (oder auch, wenn Sie an einer anderen Stelle des Dokuments etwas geändert haben), drücken Sie die Taste F5. Der Cursor springt zur zuletzt bearbeiteten Position.

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05.09.1999
Problem:

Sie benötigen das leere Dokument, das WORD bei jedem Start automatisch öffnet, nicht.

Lösung:

Starten Sie WORD wie folgt ohne Dokument:

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15.08.1999
Problem:

Sie haben den Befehl ExtrasBerechnen (s.nächster Tipp) verwendet und das Ergebnis ist falsch.

Lösung:

Wenn WORD mit Dezimalzahlen rechnen soll, dürfen Nachkommastellen nicht mit ",--" oder dem Buchstaben "o", sondern müssen mit den Zahlen ",00" geschrieben werden(Bsp.: falsch: 520,-- oder 520,oo, richtig: 520,00).

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08.08.1999
Problem:

Sie haben in WORD eine Spalte mit Zahlen und möchten daraus z.B. die Summe und die Mehrwertsteuer berechnen, ohne einen Taschenrechner zu benutzen (die Möglichkeit, in Tabellen mit Formeln zu rechnen, ist Ihnen zu aufwändig oder zu unflexibel).

Lösung:

Es existiert eine Funktion, mit der markierte Zahlen z.B. addiert werden können. Diese Funktion muss allerdings erst in eine Symbolleiste oder ein Menü eingebunden oder einem Shortcut zugewiesen werden, und zwar wie folgt:

WORD 6 und 7:

WORD 8

Anwendung:

Wenn Sie jetzt eine Spalte mit Zahlen markieren, berechnet WORD nach einem Mausklick auf den Befehl "ExtrasBerechnen" (oder das Symbol, oder per Shortcut) die Summe, zeigt diese kurz in der Statusleiste am unteren linken Bildschirmrand an und speichert das Ergebnis in der Zwischenablage. Über das Menü "Bearbeiten"/ "Einfügen" oder mit STRG-Taste + V fügen Sie das Ergebnis an der Cursorposition in Ihren Text ein.

Einen vertikalen Zahlenblock markieren Sie übrigens ganz einfach bei gedrückter ALT-Taste mit der Maus.

Möchten Sie die Mehrwertsteuer aus der Summe berechnen, schreiben Sie direkt hinter die Summe "*16%" (ohne Anführungszeichen), markieren die Summe und die Formel und lassen WORD dann rechnen (Symbol, Menü oder Shortcut). "*16%" haben Sie anschließend schnell gelöscht. Den Mehrwertsteuerbetrag können Sie wiederum aus der Zwischenablage an der gewünschten Position einfügen, ebenso den Bruttobetrag (nach Markieren und Berechnen aus Nettobetrag und Mehrwertsteuerbetrag)

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01.08.1999
Problem:

Es gelingt Ihnen nicht, eine Grafik oder einen Textrahmen mit der Maus genau zu positionieren.

Lösung:

Halten Sie beim Verschieben der Grafik die ALT-Taste gedrückt, können Sie auch mit der Maus millimetergenau arbeiten (ohne ALT-Taste nur in 0,25 cm-Schritten).
Übrigens: Nehmen Sie statt der ALT-Taste die STRG-Taste, kopieren Sie, anstatt zu verschieben.

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25.07.1999
Problem:

Sie haben einen Text oder eine Grafik in der Zwischenablage gespeichert. Bevor Sie den Inhalt der Zwischenablage einfügen, möchten Sie noch einen anderen Textblock innerhalb eines Dokuments verschieben oder kopieren, am liebsten per Zwischenablage, weil z.B. die Einfügeposition per Drag & Drop nicht so leicht zu bestimmen ist. Da in der Zwischenablage immer nur ein Objekt Platz hat, würde so der ursprüngliche Inhalt der Zwischenablage überschrieben.

Lösung:

Anstatt den markierten Textblock (oder die Grafik) z. B. mit STRG-Taste + X in die Zwischenablage auszuschneiden (Verschieben) oder mit STRG-Taste + C in die Zwischenablage zu kopieren, drücken Sie einmal die Taste F2.

Dann gehen Sie zur gewünschten Einfügeposition (entweder über die Bildlaufleiste rechts oder per Tastatur) und setzen hier den Cursor mit der Maus. Dieser blinkt zweimal und verschwindet dann. Durch Drücken der RETURN-Taste wird der Text (oder die Grafik) an der Ursprungsstelle ausgeschnitten und hier eingefügt.

Zum Kopieren verwenden Sie die UMSCHALT-Taste + F2-Taste, im übrigen s.o.

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18.07.1999
Problem:

Ihr Dokumentfenster ist Ihnen zum Arbeiten zu klein, da Sie mehrere Symbolleisten immer eingeblendet haben.

Lösung:

Lassen Sie nur die Standard- und die Format-Symbolleiste aktiviert und blenden Sie andere Symbolleisten bei Bedarf ein. Das geht entweder über das Menü "Ansicht"/ "Symbolleisten" oder, viel schneller, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in einer Symbolleiste klicken und im aufklappenden Kontextmenü die gewünschte Leiste durch Anklicken ein- bzw. ausblenden.

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04.07.1999
Problem:

Sie benötigen einen Tabulator innerhalb einer Tabelle. Der Druck der TAB-Taste bewegt den Cursor aber in die nächste Zelle.

Lösung:

Drücken Sie STRG + TAB.

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27.06.1999
Problem:

Sie haben einen Brief erstellt und nur die Grußformel steht auf der zweiten Seite.

Lösung:

Anstatt selbst an Seitenformatierung, Zeilenschaltungen oder Schriftgröße Änderungen vorzunehmen, wechseln Sie in die Seitenansicht (Symbol in der Standardsymbolleiste) und klicken dort auf den Button "Größe anpassen". WORD verändert die Schriftgröße im Dokument geringfügig, so dass alles auf eine Seite passt.

Die automatische Anpassung können Sie auch bei mehreren Zeilen auf der zweiten Seite vornehmen. Je mehr Zeilen auf der ersten Seite untergebracht werden sollen, desto kleiner wird allerdings die Schriftgröße. Diese Möglichkeit können Sie auch bei mehrseitigen Dokumenten nutzen.

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13.06.1999
Problem:

In Ihren Dokumentvorlagen haben Sie z.B. das Datum als Feld eingefügt. Wenn Sie später auf gespeicherte Dokumente zugreifen, wird das Datum beim Öffnen (Feld AKTUALDAT) oder beim Drucken (Feld DRUCKDAT) aktualisiert.

Lösung:

Bevor Sie ein Dokument speichern, wandeln Sie das Datumsfeld in gewöhnlichen Text um. Dazu setzen Sie den Cursor in das Feld und betätigen dann die Tastenkombination: STRG + UMSCHALT-Taste + F9-Taste.

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16.05.1999
Problem:

Sie haben alle Dokumentvorlagen im Ordner "Vorlagen" gespeichert, in dem auch die vom Programm mitgelieferten Dokumentvorlagen gespeichert sind. So ist es, je nach Menge der vorhandenen Vorlagen, ziemlich aufwändig, die gewünschte Dokumentvorlage auszuwählen...

Lösung:

Legen Sie im Windows-Explorer Unterordner zum Verzeichnis "Vorlagen" an, z. B. "Allgemein", "Fax", "Briefe"... (Wenn Sie nicht wissen, wo Ihre Vorlagen gespeichert sind, können Sie dies in Ihrer Textverarbeitung im Menü "Extras"/ "Optionen" auf der Registerkarte "Dateiablage" (Word) bzw. "Weiteres"/ "Einstellungen"/ "Dateien" (Textmaker) nachsehen).

Dann verschieben Sie die vorhandenen Dokumentvorlagen in den jeweils passenden Ordner. Ab sofort stehen Ihnen Ihre Dokumentvorlagen übersichtlich geordnet zur Verfügung, wenn Sie über "Datei"/ "Neu" ein neues Dokument beginnen wollen. Klicken Sie einfach auf die entsprechende Registerkarte/ Ordner und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

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09.05.1999
Problem:

Sie benötigen innerhalb einer im Blocksatz formatierten Aufzählung oder Numerierung einen (logischen) Absatz. Eine harte Zeilenschaltung bewirkt eine nicht gewollte neue Aufzählungs-/Nummerierungs-Position, ein weicher Zeilenumbruch (Shift-Taste + Return-Taste) zieht den Text zu weit auseinander.

Lösung:

Vor der weichen Zeilenschaltung einmal die Tabulator-Taste betätigen, dann erst die weiche Zeilenschaltung.

Alle Tipps werden von mir mit großer Sorgfalt erstellt, getestet und kostenlos zur Verfügung gestellt. Ich kann jedoch keinerlei Haftung übernehmen.
Disclaimer

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