Katja Maiworm - Webdesign und Büroservice

Tipps Word, 2006

16.12.2006
Problem:

In MS Word möchten Sie bei jedem neu anzulegenden Dokument automatisch eine Fußzeile erzeugen, in welcher der erst beim späteren Speichern des Dokumentes vergebene Dateiname einschließlich Speicherpfad angezeigt wird.

Lösung:

  1. Öffnen Sie zuerst die gewünschte Dokumentvorlage (normal.dot oder z.B. Ihre Vorlage für Briefe).
  2. Gehen Sie dann in die Fußzeilenansicht und wählen Sie in der nun erscheinenden Kopf- und Fußzeilen-Symbolleiste "AutoText einfügen/ Dateiname und Pfad".
  3. Falls diese Schaltfläche bei Ihnen nicht angezeigt wird, fügen Sie diese Feldfunktion in der Kopf- und Fußzeilenansicht über das Standardmenü "Einfügen/ AutoText/ Kopf- und Fusszeile/ Dateiname mit Pfad" ein.
  4. Speichern Sie anschließend Ihre Dokumentvorlage.

Wenn Sie zukünftig neue Dokumente auf Basis dieser Vorlage erstellen, wird automatisch der neue Dateiname einschließlich Pfad angezeigt, sobald Sie das Dokument mindestens ein Mal gespeichert haben. Die Aktualisierung erfolgt normalerweise erst direkt vor dem Ausdruck.

Alternativ können Sie die Feldfunktion aber auch markieren und dann mit der F9-Taste aktualisieren.
Schneller geht es, wenn Sie wenigstens ein Mal in die Seitenansicht wechseln (Symbol mit Lupe neben dem Druckersymbol in der Standardsymbolleiste).

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19.10.2006
Problem:

Bei der Erstellung von Serienbriefen mit MS Word 2003 vermissen Sie die früher vorhandene Option, Leerzeilen, die aus Leerfeldern resultieren, nicht zu drucken.

Lösung:

Blenden Sie, falls noch nicht geschehen, die Symbolleiste "Seriendruck" ein (über das Menü "Ansicht/Symbolleisten/Seriendruck").
Wählen Sie dann im Menü "Ansicht/Symbolleisten/Anpassen" das Register "Befehle". Klicken Sie im rechten Bereich "Seriendruck" an und ziehen diesen Befehl mit gedrückter linker Maustaste in die Symbolleiste Seriendruck.

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17.09.2006
Problem:

MS Word wandelt Internet- oder E-Mail-Adressen automatisch in Hyperlinks um, was manchmal nicht erwünscht ist.

Lösung:

Sie können diese Funktion komplett deaktivieren, indem Sie im Menü "Extras/ Autokorrektur", "AutoFormat während der Eingabe" die Option "Internet- und Netzwerkangaben durch Hyperlinks" deaktivieren (s. auch mein Tipp vom 22.08.2004).

Alternativ können Sie von Fall zu Fall die Formatierung als Hyperlink wieder entfernen: Entweder indem Sie die letzte Aktion über das Menü oder per Tastenkombination STRG + Z-Taste wieder rückgängig machen. Oder, falls Sie den Link erst später entfernen möchten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Link klicken und aus dem Kontextmenü, je nach Word-Version, direkt "Hyperlink entfernen" oder "Hyperlink/ Hyperlink bearbeiten" und dann "Verknüpfung entfernen" auswählen.

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18.05.2006
Problem:

Sie möchten z.B. Grafiken oder Tabellen innerhalb eines umfangreichen MS Word-Dokumentes nummerieren, und zwar so, dass die Nummerierung bei Veränderungen automatisch angepasst wird.

Lösung:

In MS Word gibt es dafür eine wenig bekannte Feldfunktion, die Sie wie folgt nutzen können:

  1. Schalten Sie mit der Tastenkombination ALT + F9 die Anzeige von Feldfunktionen ein.
  2. Schreiben Sie die Tabellen- oder Bildunterschrift ohne Nummerierung und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Nummer erscheinen soll.
  3. Fügen Sie mit der Tastenkombination STRG + F9 eine leere Feldfunktion ein - es erscheinen zwei geschweifte Klammern links und rechts des Cursors.
  4. Geben Sie hier ein: "SEQ Grafiken" oder "SEQ Tabellen". "SEQ" ist dabei die Feldfunktion, "Grafiken" oder "Tabellen" ist die Bezeichnung zur Unterscheidung verschiedener Nummerierungen.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 2 - 4 bei allen zu nummerierenden Grafiken oder Tabellen (sinnvoll ist hier die Verwendung der Zwischenablage)
  6. Anschließend schalten Sie per ALt + F9 die Anzeige der Feldfunktionen wieder aus.
  7. Markieren Sie dann das komplette Dokument mit STRG + A und aktualisieren per F9-Taste die Feldfunktionen.

Bei späteren Änderungen markieren Sie einfach wieder den gesamten Text und aktualisieren die Feldfunktionen - und damit die Nummerierung - per F9-Taste.

Alternative:
Falls alle Tabellen oder Grafiken dieselbe Beschriftung erhalten und lediglich durchnummeriert werden sollen, gibt es eine einfachere Möglichkeit: Setzen Sie den Cursor an die Position unterhalb der ersten Tabelle/ Grafik, an der die Beschriftung erscheinen soll. Wählen Sie dann im Menü "Einfügen" den Punkt "Beschriftung" bzw. ab Version 2002 von MS Word "Einfügen/Referenz/Beschriftung". Klicken Sie auf "Neue Kategorie" bzw. "Neue Bezeichnung" und geben die gewünschte Beschriftung ein, z.B. "Tabelle" und bestätigen mit "OK". An der Cursorposition erscheint jetzt die Beschriftung "Tabelle 1". Verfahren Sie bei allen weiteren Tabellen/ Grafiken genauso.

Wenn später einzelne Tabellen/ Grafiken verschoben oder gelöscht werden, markieren Sie einfach wieder den gesamten Text und aktualisieren die Nummerierung per F9-Taste.

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15.01.2006
Problem:

Ein Text in MS Word enthält am Ende jeder Zeile eine Absatzmarke (Zeilenschaltung). Sie möchten diesen Text in Fließtext umwandeln.

Lösung:

Anstatt jede Absatzmarke manuell zu löschen, nutzen Sie die Ersetzen-Funktion:

  1. Wählen Sie im Word Hauptmenue "Bearbeiten / Ersetzen"
  2. Geben Sie im Feld "Suchen nach" ein: ^p (ab Word 2000) oder ^a (Word 97).
  3. Im Feld "Ersetzen durch" geben Sie einfach ein Leerzeichen ein.
  4. Klicken Sie anschließend auf "Alle ersetzen".

Es werden alle Absatzmarken ab der aktuellen Cursorposition durch Leerzeichen ersetzt.

Alle Tipps werden von mir mit großer Sorgfalt erstellt, getestet und kostenlos zur Verfügung gestellt. Ich kann jedoch keinerlei Haftung übernehmen.
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