Katja Maiworm - Webdesign und Büroservice

Tipps Word, 2012 bis 2015

13.12.2015
Problem: Word-Dokumente ohne persönliche Informationen weitergeben

Word speichert zusammen mit jedem Dokument auch diverse Informationen, die Sie möglicherweise nicht weitergeben möchten.

Lösung:

Word speichert Informationen zu Überarbeitungen, Kommentaren, Angaben zum Verfasser, Erstell- und Änderungsdatum... Diese Informationen können Sie entfernen, bevor Sie eine Word-Datei weitergeben.

Öffnen Sie die Datei, die Sie weitergeben möchten und klicken Sie im Menü auf "Datei / Informationen". Klicken Sie danach auf "Auf Probleme überprüfen" und wählen hier "Dokument prüfen".

Im folgenden Fenster klicken Sie unten auf "Prüfen". Bei den anschließend angezeigten Prüfungsergebnissen sehen Sie, welche Informationen im Dokument gespeichert sind, jeweils vorne mit einem roten Ausrufungszeichen versehen. Rechts daneben haben Sie die Option, die Informationen zu löschen.
Falls Sie die Informationen für sich selbst im Dokument beibehalten möchten, speichern Sie die Datei nach der Löschung der persönlichen Informationen unter einem anderen Namen.

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11.10.2015
Problem: Formatierung in Word feststellen und vergleichen

Manchmal ist nicht sofort ersichtlich, wie ein bestimmter Text formatiert ist. Ein Absatz sieht evtl. etwas anders aus, als ein anderer und die Formatierung soll vereinheitlicht werden.

Lösung:

Sie könnten einfach im Menü jeweils nach den angewandten Formatierungen sehen. Viel einfacher und schneller funktioniert das aber per Tastenkombination:

Markieren Sie den gewünschten Text oder setzen Sie einfach den Cursor in den gewünschten Absatz. Dann drücken Sie die Umschalttaste + F1-Taste. Es erscheint eine Spalte mit allen Informationen zur Formatierung des ausgewählten Textes. Hier können Sie auch die Option "Mit anderer Markierung vergleichen" auswählen und sehen komfortabel gegenübergestellt, worin die Unterschiede bestehen. Natürlich erst, nachdem Sie einen weiteren Textteil markiert haben.

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02.09.2015
Problem: Platzhaltertext in Formularfeld soll nicht ausgedruckt werden, wenn das Feld nicht ausgefüllt wird

Der Platzhaltertext in einem Formularfeld im geschützten Bereich eines MS Word-Formulars soll nicht ausgedruckt werden, wenn das Feld nicht ausgefüllt wird, sondern nur, wenn etwas eingegeben wurde.

Lösung:

Heben Sie zunächst den Formularschutz auf. Markieren Sie dann den Platzhaltertext des betreffenden Formularfeldes und formatieren Sie dieses als ausgeblendet (Menü Start / Schriftart / Effekte). Anschließend schützen Sie das Formular wieder.

Wenn nun in diesem Feld Text eingegeben wird, entfernt man damit automatisch die Formatierung "ausgeblendet". Wenn der Platzhaltertext nicht überschrieben wird, wird im Druck auch nichts ausgegeben.

Voraussetzung dafür sind allerdings die folgenden Standard-Einstellungen von MS Word:

Im Menü "Datei / Optionen / Anzeige" muss unterhalb von "Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen" die Option "Ausgeblendeten Text" aktiviert sein. Unter "Druckoptionen" muss die Option "Ausgeblendeten Text drucken" deaktiviert sein.

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19.01.2015
Problem: Fotos in MS Word-Dokumenten immer automatisch in derselben Größe einbinden

Sie fügen häufiger in Word-Dateien eine Reihe von Fotos ein, die automatisch immer in derselben Größe und Anordnung dort erscheinen sollen.

Lösung:

Erstellen oder öffnen Sie eine neue Datei oder eine Musterdatei und fügen an den Stellen, an denen die Fotos später eingefügt werden sollen, jeweils ein sogenanntes "Bildinhaltssteuerelement" ein. Das Symbol zum Einfügen finden Sie im Menüpunkt "Entwicklertools" (s. mein Tipp vom 24.09.2012) in der Rubrik "Steuerelemente".

Nachdem Sie das Bildinhaltssteuerelement eingefügt haben, können Sie per Rechtsklick darauf im Kontextmenü die Option "Größe und Position" auswählen und feste Maße bestimmen. Verfahren Sie so bei allen eingefügten Bildinhaltssteuerelementen und speichern die Datei anschließend am besten als Dokumentvorlage ab.

Wenn Sie in Zukunft eine Datei auf Basis dieser Vorlage erstellen und auf das Symbol im Zentrum der Bildinhaltssteuerelemente klicken, öffnet sich automatisch der Ordner "Eigene Bilder". Wählen Sie ein Foto aus und klicken auf "Einfügen". Das Foto wird automatisch in der von Ihnen vorgegebenen Größe eingebunden.

Übrigens: Auch wenn es sich um ein Formularfeld handelt, muss die Datei nicht geschützt werden.

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25.05.2014
Problem: Vorgegebene Formularfeld-Texte in MS Word 2010 sind zu lang

Manchmal sind die von MS Word vorgegebenen Formularfeld-Texte (Platzhalter bzw. Aufforderungen zur Eingabe) unerwünscht lang und stören das Formularlayout.

Lösung:

Wechseln Sie im Register "Entwicklertools" in den Entwurfsmodus (Rubrik "Steuerelemente"). Dann können Sie den vorgebenen Text ändern und ggf. einfach kürzen. Statt "Klicken Sie hier, um Text einzugeben" können Sie z.B. verkürzen auf "Hier Texteingabe". Anschließend schalten Sie den Entwurfsmodus wieder aus.

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02.11.2013
Problem: Beim Erstellen von PDF-Dateien aus MS Word erscheint im PDF-Dokument "Feldfunktion geändert"

Und das auch, wenn vorher alle Änderungen angenommen wurden. (Nachtrag zu meinem Tipp vom 14.09.2013)

Lösung:

In den Druck-Optionen unter "Einstellungen" ist bei den Dokumenteigenschaften voreingestellt "Markup drucken". Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden im PDF-Dokument anschließend keinerlei Überarbeitungsinformationen angezeigt.

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24.06.2013
Problem: Beim Erstellen von PDF-Dateien aus MS Word erscheint im PDF-Dokument "Feldfunktion geändert"

Auch wenn vorher bei "Überprüfen / Nachverfolgung" "Alle Änderungen im Dokument annehmen" gewählt wird, erscheinen im PDF-Dokument und auch im Word-Dokument die Hinweise auf Änderungen.

Lösung:

Wenn Sie anschließend im Word-Dokument erneut auf "Alle Änderungen im Dokument annehmen" klicken, erscheinen diese Hinweise auch im neu generierten PDF-Dokument nicht mehr. Es ist allerdings lästig, die PDF-Datei 2 Mal zu erzeugen.

Häufig liegt es an im Text enthaltenen Hyperlinks. Falls die Links im PDF-Dokument nicht benötigt werden, können Sie diese komplett entfernen: Markieren Sie die Absätze in MS Word, in denen die Hyperlinks enthalten sind und drücken Sie dann die Tastenkombination STRG + Shift + F9 auf Ihrer Tastatur. Nehmen Sie dann alle Änderungen im Dokument an und erzeugen anschließend die PDF-Datei.

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17.03.2013
Problem: Ein Wort in MS Word an mehreren Textstellen durch eine Grafik ersetzen

Sie möchten z.B. die Firmenbezeichnung, ein odere mehrere Wörter an verschiedenen Stellen eines Textes durch eine Grafik, z.B. das Logo, ersetzen.

Lösung:

Kopieren Sie die gewünschte Grafik oder das Logo zunächst in die Zwischenablage (markieren und STRG-Taste + c).

Wählen Sie dann im Menü "Datei" "Ersetzen" (Word 2010) oder öffnen einfach per Tastenkombination STRG-Taste + h das Dialogfeld "Suchen und Ersetzen". Geben Sie neben "Suchen nach:" den zu ersetzenden Text ein. Übrigens: Wenn Sie die Wörter vorher im Text markieren, werden diese im Suchen-Feld automatisch angezeigt. Geben Sie dann neben "Ersetzen durch:" ^c ein und klicken dann auf "Alle ersetzen". Das war es - an allen entsprechenden Textstellen erscheint jetzt statt Text automatisch die Grafik aus der Zwischenablage.

Das funktioniert selbstverständlich auch mit Text aus der Zwischenablage.

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26.10.2012
Problem: Grafiken in ein geschütztes Formular in MS Word einfügen

Damit ein Formular in MS Word funktioniert und nur in den vorgegebenen Bereichen ausgefüllt werden kann, muss es nach der Fertigstellung geschützt werden. Dann können aber durch den Benutzer keine Fotos oder Grafiken eingefügt werden.

Lösung:

Unterteilen Sie Ihr Formular in verschiedene Abschnitte (Abschnittswechsel einfügen). Wenn Sie den Formularschutz aktivieren, wählen Sie bei "Bearbeitungseinschränkungen / Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen" die Option "Ausfüllen von Formularen". Danach können Sie auswählen, für welche Abschnitte der Schutz angewendet werden soll. In den ungeschützten Dateibereichen können anschließend auch Grafiken oder Fotos eingefügt werden.

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24.09.2012
Problem: Formulare in MS Word 2007 und 2010 erstellen

Es gibt keine Symbolleiste "Formular" mehr, über die in älteren Versionen von Word Formularfelder eingefügt und das Formular nach Fertigstellung geschützt werden konnte.

Lösung:

Die Formularfelder sind jetzt im Menü "Entwicklertools" enthalten. Diese müssen Sie ggf. erst einblenden:

Word 2007

Word 2010

Im Bereich "Steuerelemente" sind alle Formularelemente verfügbar.

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18.08.2012
Problem: Anzeige der Seitenansicht in MS Word 2007 und 2010 ohne Umwege

Um Felder und Verknüpfungen zu aktualisieren (z.B. Wiederholung des Inhalts einer Textmarke per REF-Feld im weiteren Text), müssen Dateien in MS Word nicht unbedingt gedruckt werden. Es reicht, in die Seitenansicht zu gehen und diese wieder zu verlassen.

Lösung:

Um schneller in die Seitenansicht zu gelangen, können Sie die Schnellzugriffs-Symbolleiste in den aktuellen Versionen von MS Word oben links anpassen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben der kleinen Leiste, dann auf "Weitere Befehle". Unter "Befehle auswählen" wählen Sie "Office Menü", dann weiter unten "Seitenansicht" und klicken auf "Hinzufügen". Anschließend bestätigen Sie mit OK und ab sofort steht Ihnen das Symbol für die Seitenansicht oben in der Schnellzugriffsleiste zur Verfügung.

So können Sie natürlich auch andere von Ihnen häufiger benötigte Symbole in die Schnellzugriffs-Symbolleiste integrieren.

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10.06.2012
Problem: MS Excel-Tabelle in MS Word mit richtigen Proportionen einbetten

Eingebettete Excel-Tabellen werden manchmal in MS Word verzerrt dargestellt, da Word die Größe unproportional verändert.

Lösung:

Sie müssen zunächst die Größe in Höhe und Breite wieder auf 100% setzen und anschließend, wenn erforderlich, manuell die Größe der Tabelle proportional ändern. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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29.02.2012
Problem: Nach der (Neu-)Installation von MC Office 2003 erscheint bei jedem Start die EULA-Meldung und die Lizenzbedingungen müssen akzeptiert werden.

Das ist lästig und selbst, wenn ein Office-Programm im Administratormodus geöffnet wird, ändert sich ggf. nichts.

Lösung:

Unter Windows 7 starten Sie das Programm ein Mal nicht per Doppelklick oder Klick auf den Programmnamen, sondern nutzen die rechte Maustaste und wählen im Kontextmenü "Behandeln von Kompatibilitätsproblemen" (oder ähnlich). Folgen Sie den Anweisungen und bestätigen Sie nach dem erfolgten Programmstart noch ein letztes Mal die EULA. Das funktioniert - ganz ohne Eingriff in die Registrierdatenbank.

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